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Zoom, Slack, Evernote… quels outils de productivité pour les mandataires immobiliers ?

3 minutes de lecture
15 septembre 2021

Travailler plus ou travailler mieux ? Si le métier de mandataire indépendant nécessite de consacrer un volume horaire important à son activité, la recherche d’efficacité dans l’exécution des tâches doit être une préoccupation quotidienne. Les meilleurs conseillers sont généralement des gens très bien organisés qui s’appuient sur plusieurs outils digitaux pour gagner du temps.

Nous avons fait le choix de vous proposer ci-dessous des solutions que nous utilisons également pour notre gestion de la Maison des Mandataires. Nous répondons de leur utilité comme de nous-mêmes !

1. Zoom, l’ami du confinement qui est là pour rester

L’entreprise américaine Zoom a vu son nombre d’utilisateurs augmenter de 2900% entre mars 2020 et mai 2020. Pour cause, la crise sanitaire a nécessité une réduction drastique des interactions physiques qui s’est traduite par une forte augmentation du nombre de visioconférences. Qu’en est-il dans le monde post-covid qui semble se dessiné ?

La question est ambivalente. D’une part, beaucoup d’utilisateurs de ce mode de communication en ont constaté les limites : échanges moins fluides, difficulté à convaincre son interlocuteur, problèmes de connexion, etc. D’autre part, les gains de temps réalisés grâce à cet outil sont incontestables. Les réunions sont généralement plus courtes, car on va à l’essentiel, et il le temps de transport est économisé. Pour nos métiers de l’immobilier, cet élément n’est pas neutre. Il n’est pas rare d’effectuer de longs trajets d’une ville à l’autre pour participer à un rdv physique qui aurait peut-être pu se tenir en visioconférence.

Nous recommandons donc aux mandataires de continuer à utiliser Zoom même si la crise sanitaire touche à sa fin. Mais pas n’importe comment. Par exemple, nous pensons que les premiers rdv avec un prospect ou avec un interlocuteur quelconque doivent toujours se faire en physique. Zoom n’est pas le bon outil pour les rencontres. En revanche, lorsque le contact est bien établi, certains échanges peuvent se faire en visioconférence sans abimer la relation. Autre conseil, il faut bien entendu s’adapter aux préférences du prospect ou du client. Un jeune cadre dynamique appréciera de gagner du temps en ayant recours à de la visioconférence quand une personne retraitée qui dispose de plus de temps aura plaisir à vous accueillir autour d’un café.

2. Calendly ou l’agenda intelligent

Les mandataires indépendants passent beaucoup de temps à organiser des rdv avec des prospects, des clients ou même des acheteurs. Par téléphone ou par email, accorder les agendas n’est pas toujours facile lorsque les deux parties sont très occupées. On propose des dates, puis l’autre personne en propose d’autres, et on perd du temps. L’outil Calendly a été créé pour répondre à cette problématique.

Se définissant comme un centre de planification qui permet de planifier les réunions, cet outil fonctionne de la manière suivante :

  • Votre interlocuteur vous demande des disponibilités pour une réunion à venir
  • Vous lui envoyez un lien Calendly qui lui permettra de visualiser les plages horaires où vous êtes disponible (Calendly étant connecté à votre agenda)
  • Votre interlocuteur choisit la plage horaire qu’il préfère
  • Les deux parties reçoivent une notification avec le lieu et l’heure de la réunion

Là encore, adaptez-vous à vos interlocuteurs et ne proposez cette solution qu’à des profils technophiles. Vous gagnerez un temps fou !

3. Monday et le plaisir de cocher la case « fait »

Nous avons tous une « to do list », que l’on pourrait littéralement traduire par « liste des choses à faire ». Certains ont cette liste quelque part dans leur tête alors que d’autres utilisent la bonne vieille méthode du calepin. Et si on choisissait une solution digitale ?

De nombreux outils de gestion des tâches se sont développés au cours des dernières années. Ils permettent aux entrepreneurs de diminuer leur charge mentale en créant des « to do list » sur un espace digital. Plus besoin de tout garder en tête et plus de risque de perdre le papier où vous aviez pris des notes. Monday est un de ses outils. Il a beaucoup de succès notamment grâce à la facilité d’utilisation qui est la sienne.

Ne sous-estimez pas la satisfaction, et le plaisir, que vous aurez à cocher chaque soir les cases « fait » liée aux tâches qui auront été les vôtres durant la journée !

4. Evernote ou ma mémoire d’éléphant ?

La nature humaine est ainsi faite que l’on surestime généralement notre capacité à nous souvenir. Ce biais cognitif, bien connu des psychologues, s’explique aisément. Au moment où l’on nous communique une information, celle-ci trouve immédiatement une place de choix dans notre cerveau. Elle est à portée de souvenir et nous n’imaginons pas qu’elle puisse être un jour oublié. Nous sous-estimons ici le fait que cette « place de choix » (celle des souvenirs immédiats) dans notre cerveau a une taille limitée et qu’une information chasse l’autre. Et si certains souvenirs immédiats se transforment en souvenirs durables, la plupart se perdent dans la nature. C’est bien tout le problème !

Combien de mandataires sortent d’un rdv prospect avec l’impression d’avoir tout retenu des besoins de ce dernier : son calendrier de vente idéal, le prix attendu, les inquiétudes concernant le process, etc. Qu’en restera-t-il dans 3 semaines après que plusieurs autres prospects vous auront fait part de leurs propres attentes ? Généralement pas grand-chose.

L’utilisation d’un outil comme Evernote ou OneNote (Microsoft) nous parait donc indispensable. Nous ne recommandons pas forcément de prendre toutes les notes pendant le rdv prospect mais de s’imposer la discipline de remplir la fiche dès votre retour au domicile. Vous ne perdrez plus aucune information et vous impressionnerez vos interlocuteurs.

Rien de pire qu’un prospect qui a l’impression de vous répéter plusieurs fois la même chose. Rien de mieux qu’un prospect qui se sent écouté et considéré.

5. Slack et Trello pour gérer mon équipe

Pour ceux d’entre vous qui ont des équipes à animer, l’utilisation d’outils comme Slack ou Trello s’impose. Le premier permet des communications plus fluides au sein de l’équipe quand le second rend possible un partage des tâches transparent.

Pour ces deux besoins, le recours à des solutions plus simples est possible mais non-optimal. Les boucles WhatsApp permettent par exemple de communiquer au sein d’une équipe mais on retrouve généralement des sujets très différents dans une même discussion. Un conseiller posera une question technique aux membres de l’équipe puis un autre proposera un déjeuner de cohésion quelques messages plus bas. Avec Slack, il est possible de créer des canaux de discussion pour chaque type de sujets : juridique, commercial, cohésion d’équipe, etc.

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